گام اول برای شناخت مسیر پیش رو و نحوه رسیدن به مقصد این است که بدانیم در حال حاضر کجا ایستاده ایم.
سازمان هایی که به دنبال بهبود شیوه های مدیریت دارایی های فیزیکی خود و تبدیل شدن به مجموعه ای با کلاس جهانی در این زمینه هستند، ابتدا باید وضعیت فعلی خود را به خوبی شناسایی کنند. این امر نیازمند یک ارزیابی جامع و استاندارد بر اساس یک مدل مرجع تعالی در مدیریت دارایی های فیزیکی است. این ارزیابی باید عملکرد سازمان را در بخش های مختلف و زوایای گوناگون واکاوی کرده و تصویر درستی از وضعیت موجود را ترسیم کند.
گروه آموزشی هورداد از هرم تعالی John Dixon Campbell که در شرکت مشاوره معظم IBM، بزرگترین شرکت مشاوره در زمینه مدیریت دارایی های فیزیکی در دنیا، نیز از آن استفاده می شود، برای ارزیابی و تدوین استراتژی و نقشه راه مدیریت دارایی های فیزیکی بهره می گیرد. در این روش جنبه های گوناگون موثر در مدیریت دارای های فیزیکی از نیروی انسانی و استراتژی های سازمان تا مدیریت کار، انبار و قطعات یدکی و جنبه های دیگر مورد بررسی قرار می گیرند.
در این روش، معیار های موجود در هرم تعالی، با مصاحبه با افراد سازمان و در لایه های مختلف، سایت ویزیت و توزیع و جمع آوری پرسشنامه های استاندارد خود ارزیابی بطور مفصل توسط متخصصان هورداد مورد بررسی قرار می گیرند. پس از ارزیابی و ترسیم وضعیت موجود، جمع بندی نتایج حاصل از ارزیابی و وضعیت سازمان در کنار وضعیت برترین های جهانی در زمینه مدیریت دارایی های فیزیکی، بر روی نمودار عنکبوتی جهت تعیین فاصله تا وضع مطلوب ارائه می شود. سپس نشست هایی با مدیران ارشد و ذینفعان اصلی مجموعه با هدف تدوین طرح راهبردی و تعیین اهداف و برنامه های کلان برای دستیابی به یک سیستم جامع و رقابت پذیر در مدیریت دارایی های فیزیکی برگزار می شود.
هدف از تهیه نقشه راه و تدوین استراتژی مدیریت دارایی های فیزیکی در این جلسات، از میان برداشتن شکاف بین عملکرد فعلی و عملکرد در کلاس بهترین های جهانی است. لازم به ذکر است که پیش از انجام این کار باید دوره هایی آموزشی برای گروه های حاضر در جلسات برگزار شود. هدف از این دوره ها آشنایی مجموعه با مفاهیم مدرن مدیریت دارایی و رسیدن به درک و زبانی مشترکی بین همه حاضرین در جلسات است.